Qui doit être consulté et quand sur l’organisation des départs en congés dans l’entreprise ? Quels sont les délais applicables ? Les 3 étapes à retenir.
Tout salarié, dès son premier jour de travail, dispose d’un droit à congé qui lui sera utile pour se reposer, passer du temps en famille,
Pour chaque année complète effectuée, vous pouvez prendre 5 semaines de vacances, soit 30 jours ouvrables de congés payés (ou 25 jours ouvrés). Des dispositions conventionnelles peuvent vous être plus favorables et vous accorder un droit à congés supplémentaire.
Avant la Loi Travail, l’organisation des congés payés dans l’entreprise était une compétence des délégués du personnel. Désormais, si la convention collective ou l’accord d’entreprise ne prévoit pas les modalités de départ en congés, c’est le comité d’entreprise qui doit être consulté par l’employeur sur le sujet. Ce n’est qu’en l’absence de comité d’entreprise que les délégués du personnel doivent rendre un avis en la matière (1)
1ère étape : la consultation sur la période de prise des congés payés
Avant toute chose, l’employeur doit définir la période de prise des congés payés. Il s’agit de la période pendant laquelle les salariés devront prendre leur congé principal, d’une durée de 12 jours ouvrables au moins (2). Cette période doit inclure obligatoirement la période légale allant du 1er mai au 31 octobre (3).
La loi prévoit que l’employeur doit prendre l’avis des représentants du personnel sur la période de prise des congés payés. Le CE ou les DP doivent rendre un avis, qui ne lie pas l’employeur cependant.
A quel moment faut-il convoquer les représentants du personnel ? Dans la mesure où la période de prise des congés commence au 1er mai et que les textes prévoient que les salariés doivent avoir connaissance de cette période au moins deux mois à l’avance (4). Rappelons que cette information se fait par tout moyen et que l’affichage n’est désormais plus obligatoire. Ainsi, le CE ou les DP doivent être consultés avant la fin du mois de Février si la période de prise des congés s’ouvre au 1er mai.
2ème étape : l’information des salariés sur la période de prise des congés payés
Si auparavant, la période de prise des congés payés devait faire l’objet d’un affichage obligatoire dans l’entreprise, désormais, l’information des salariés sur les dates de cette période se fait par tout moyen (4).
Les salariés doivent être informés de la période de prise des congés payés deux mois avant son ouverture. Ainsi, pour une période de prise de congés qui débute au 1er mai, les salariés doivent être informés par affichage, note de service ou mail par exemple, avant le 1er mars. Ils pourront ensuite faire leur demande de congés. C’est à l’employeur que revient le dernier mot sur la fixation des dates de départ en congés des salariés. Il s’agit là de son pouvoir de direction.
3ème étape : l’information des salariés sur l’ordre des départs en congés
C’est l’employeur qui, dans le cadre de son pouvoir de direction, fixe les dates de départ en congés de ses salariés. Il doit tenir compte de certains critères comme l’ancienneté, le cumul d’emplois et la situation familiale de chacun (5).
Lorsque l’entreprise ne ferme pas, les congés sont accordés par roulement. L’ordre des départs doit faire l’objet d’une consultation des représentants du personnel, CE et DP (5). Il s’agit d’une consultation sur les critères permettant de déterminer l’ordre et l’organisation des départs en congés dans l’entreprise et non d’une consultation sur le détail de chaque demande de congés formulée par les collaborateurs de l’entreprise. Cette consultation peut, en pratique, avoir lieu en même temps que celle sur la période de prise des congés payés.
Une fois les dates fixées, l’employeur doit les communiquer à chaque salarié au moins un mois avant le départ (6). Cette information est faite par tout moyen (annonce sur l’intranet de l’entreprise, communication d’un planning des congés du service, mail individuel, retour de feuille de demande de congés remplie préalablement par le salarié, etc.).
Le défaut de consultation des membres du comité ou des délégués du personnel sur la fixation de l’ordre des départs en congés est passible d’une contravention de 5ème classe (7), à moins que la procédure pour délit d’entrave n’ait été lancée. En effet, il n’est pas possible d’appliquer deux sanctions pénales pour les mêmes faits.
Sachez également qu’un salarié qui a pris ses congés sans autorisation de sa direction alors que l’employeur n’a pas satisfait à la procédure de consultation des représentants du personnel et à l’obligation d’information des travailleurs, ne pourra pas être sanctionné ou licencié (8).
(1) Article L3141-16 du Code du travail
(2) Article L3141-19 du Code du travail
(3) Article L3141-13 du Code du travail
(4) Article D3141-5 du Code du travail
(5) Article L3141-16 du Code du travail
(6) Article D3141-6 du Code du travail
(7) Cass. crim., 6 février 1990, n°87-82316
(8) Cass. soc., 14 décembre 2016, n°15-25293
La répartition des congés doit respecter les règles suivantes :
un maximum de 24 jours ouvrables peut être pris d’affilée (sauf dans certaines circonstances, la 5e semaine doit être donnée à part) ;
le congé payé ne dépassant pas douze jours ouvrables doit être continu ;
un congé de plus de 12 jours ouvrables peut être fractionné par l’employeur avec l’accord du salarié (ou des délégués du personnel s’il s’agit d’une fermeture de l’entreprise). Dans ce cas, 12 jours de congés doivent être pris en continu entre deux repos hebdomadaires entre le 1er mai et le 31 octobre, sauf accord collectif permettant la prise de tout ou partie de ces 12 jours en dehors de cette période ;
l’employeur peut imposer le fractionnement de la 5e semaine, pour permettre une fermeture de l’entreprise.
Comme l’a précisé la Cour de cassation dans un arrêt du 13 juin 2012 « eu égard à la finalité qu’assigne aux congés payés annuels la Directive 2003/ 88/ CE du Parlement européen et du Conseil du 4 novembre 2003, concernant certains aspects de l’aménagement du temps de travail, il appartient à l’employeur de prendre les mesures propres à assurer au salarié la possibilité d’exercer effectivement son droit à congé, et, en cas de contestation, de justifier qu’il a accompli à cette fin les diligences qui lui incombent légalement ».
Dans quels cas le salarié a-t-il droit à des congés supplémentaires ?
Le fractionnement du congé principal de 24 jours ouvre droit à des jours de congés supplémentaires lorsqu’une partie du congé est prise en dehors de la période légale (1er mai-31 octobre) :
si le salarié prend, en dehors de cette période, entre 3 et 5 jours de congés, il lui est dû un jour ouvrable supplémentaire ;
s’il prend 6 jours et plus, il lui est dû 2 jours ouvrables supplémentaires.
Employeurs et salariés peuvent toutefois déroger à cette règle, soit après accord individuel du salarié, soit par convention ou accord d’entreprise ou d’établissement. L’employeur peut alors autoriser le fractionnement des congés en le subordonnant à une renonciation du congé supplémentaire.
Selon une réponse ministérielle (JOAN du 19/10/2010), les dispositions relatives aux jours supplémentaires en cas de fractionnement sont susceptibles de s’appliquer aux congés payés reportés du fait de la maladie ou de la maternité. « Ainsi, si les congés payés reportés sont pris durant la période légale, ils ne donneront pas lieu à des jours de congé supplémentaires. En revanche, si le salarié et l’employeur conviennent de fixer la date des jours de congés payés reportés en dehors de la période légale, des jours de congé supplémentaires seront accordés au salarié et calculés selon la méthode prévue à l’article L. 3141-19 du code du travail. »
Il n’y a pas de jour supplémentaire dû pour fractionnement de la 5e semaine.
Comment calculer l’indemnité de congés payés ?
Est appelée indemnité de congés payés la rémunération à laquelle le salarié a droit pendant son congé annuel.
Deux modes de calcul sont possibles. La solution la plus avantageuse pour le salarié devra être retenue :
indemnité égale à la rémunération qui aurait été perçue pendant le congé si le salarié avait continué à travailler ;
indemnité égale au 1/10e de la rémunération totale brute perçue par le salarié pendant la période de référence (1er juin-31 mai). c’est ce calcul qui est prévu par le code du travail.
La rémunération brute de référence inclut le salaire de base et les accessoires du salaire (prime de production, prime de risque lié à l’emploi, majorations pour heures supplémentaires, avantages en nature, indemnité de fin de contrat à durée déterminée…). Cette indemnité est due et versée à la date de paiement habituelle des salaires.
La période de congé annuel doit figurer sur le bulletin de salaire en précisant :
les dates de congé ;
le montant de l’indemnité correspondante.
Situations particulières
Les absences pour maladie n’ouvrent pas droit à des congés payés, sauf dispositions conventionnelles contraires.
En revanche, l’employeur ne saurait déduire du congé annuel les jours d’absence pour maladie.
Quelles sont les conséquences de la maladie durant les congés payés ?
Le salarié tombe malade pendant ses congés
En l’état actuel de la jurisprudence de la Cour de cassation, le salarié doit reprendre le travail à la date prévue (sous réserve, évidemment, que son arrêt de travail ait pris fin) : il ne peut exiger que son congé soit prolongé de la durée de la maladie ou qu’il soit reporté.
Pendant cette période, le salarié cumule son indemnité de congés payés calculée normalement avec les indemnités journalières de maladie versée par la Sécurité sociale. En revanche, il ne perçoit pas le complément de rémunération versé par l’employeur en cas de maladie.
Le salarié est absent pour maladie ou accident au moment du départ en congés
Le salarié peut demander le report de ses congés lorsque son arrêt de travail prend fin avant que soit close la période des congés payés.
l’article 22 de la CC66 vient apporter quelques précisions :
« Si un salarié se trouve absent pour maladie justifiée à la date fixée comme début de son congé payé annuel, il bénéficiera de l’intégralité de ce congé dès la fin de son congé maladie si les nécessités du service le permettent, ou à une date ultérieure fixée d’accord entre les parties si les besoins du service l’exigent.
De même, si un salarié tombe malade au cours de son congé annuel, il sera mis en congé de maladie sur justification par un certificat médical.
Sous réserve du contrôle médical auquel l’employeur peut faire procéder à l’adresse obligatoirement indiquée par l’intéressé, le congé payé annuel se trouve interrompu pendant toute la période du congé maladie. A l’expiration du congé maladie, il se retrouvera en position de congé annuel, sa date de reprise normale du travail pouvant alors se trouver avancée par nécessité de service. Dans ce cas, le reliquat de congé annuel sera reporté à une date ultérieure fixée d’accord entre les parties ».
Lorsque l’arrêt de travail prend fin après la clôture de la période des congés payés légale ou conventionnelle, le salarié bénéficie également d’un droit au report de ses congés payés annuels, lorsqu’il a été empêché de les prendre en raison d’absences liées à une maladie, un accident du travail ou une maladie professionnelle. Comme le précise la Cour de cassation (arrêt du 24 février 2009) : « Eu égard à la finalité qu’assigne aux congés annuels la directive CE 2003-88 du Parlement européen et du Conseil du 4 novembre 2003, concernant certains aspects de l’aménagement du temps de travail, lorsque le salarié s’est trouvé dans l’impossibilité de prendre ses congés payés annuels au cours de l’année prévue par le Code du travail ou une convention collective en raison d’absences liées à une maladie, un accident du travail ou une maladie professionnelle, les congés payés acquis doivent être reportés après la date de reprise du travail ».
Complétant sa jurisprudence, la Cour de cassation a précisé que les congés payés non pris « doivent être à nouveau reportés quand le salarié s’est trouvé dans l’impossibilité de prendre l’intégralité des congés payés acquis en raison d’une rechute d’accident du travail » (arrêt du 16 février 2012)
Les salariés de retour d’un congé de maternité ou d’adoption ont droit à leur congé payé annuel, quelle que soit la période de congé payé retenue, par accord collectif ou par l’employeur, pour le personnel de l’entreprise.